Aussonderung und Anbietung

Es ist gesetzlicher Auftrag des Sächsischen Staatsarchivs, Behörden, Gerichte und öffentliche Stellen des Freistaates Sachsen sowie einzelne Bundesbehörden bei der Schriftgutverwaltung zu beraten.

Zur Beratung gehören z. B. die Ordnung und Registrierung nach dem Landeseinheitlichen Aktenplan (LEAP), die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung sowie die Aussonderung von analogen und elektronischen Verwaltungsunterlagen aus der Altregistratur.

Wir bieten Merkblätter und Handreichungen, Fortbildungsveranstaltungen zur Schriftgutverwaltung an der Akademie für öffentliche Verwaltung des Freistaates Sachsen, die Beratung Ihrer Einrichtung sowie Besuche im Staatsarchiv an.

Laut § 7 des Sächsischen Gesetzes zur Ausführung des Personenstandsgesetzes (SächsAGPStG) vom 11. Dezember 2008 sind die Sicherungsregister der Standesämter Sachsens nach Ablauf der im Gesetz zur Reform des Personenstandsrechts (PStRG) vom 19. Februar 2007 in Kapitel 2 § 5 festgelegten Fortführungsfristen durch das Sächsische Staatsarchiv zu archivieren. Innerhalb des Sächsischen Staatsarchivs ist die Abteilung 3, Staatsarchiv Leipzig für diese Aufgabe zuständig.

Im Zuge der Verwaltungs- und Funktionalreform 2008 wurden staatliche Aufgaben kommunalisiert. Damit verbunden wurde eine Vielzahl der bis zum 31.07.2008 bei den staatlichen Behörden entstandenen Unterlagen an kommunale Stellen zur Erledigung ihrer Aufgaben abgegeben. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die vor dem 31.07.2008 geschlossenen Unterlagen gemäß § 5 SächsArchivG dem Sächsischen Staatsarchiv anzubieten.

Welche Unterlagen dies betrifft und welche Abteilung des Staatsarchivs Ihr zuständiger Ansprechpartner ist, können Sie den folgenden Listen, die als Downloads zur Verfügung stehen, entnehmen:

Grundsätzlich sind alle entstandenen Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist anzubieten, sofern sie für den Dienstgebrauch nicht mehr benötigt werden. Davon unabhängig sind sie spätestens 30 Jahre nach Entstehung anzubieten.

Für die Anbietung und Abgabe sind möglichst elektronische Listen zu verwenden. Entsprechende Muster finden Sie unter den Handreichungen.

Nur ein kleiner Teil der entstehenden Unterlagen ist archivwürdig. Die Einschätzung der Archivwürdigkeit, die so genannte Bewertung, erfolgt durch das Staatsarchiv. Wird die Archivwürdigkeit bejaht, sind die Unterlagen an das Staatsarchiv abzugeben, nicht Archivwürdiges ist durch die anbietende Stelle zu vernichten.

Um das Aussonderungs- und Anbietungsverfahren zu erleichtern, können Sie bei der zuständigen Abteilung des Staatsarchivs einen Antrag auf unbefristete Vernichtungsgenehmigung für ganze Unterlagengruppen stellen. Die zur Vernichtung freigegebenen Unterlagen brauchen fortan nicht mehr angeboten zu werden. Die bisher erteilten Vernichtungsgenehmigungen finden Sie in der zentralen Informations- und Wissensdatenbank (ZIWD, Intranet).