Fachinformationen Bestandserhaltung

Archivgut ist wertvolles einmaliges Kulturgut mit bleibendem Wert für Gesetzgebung, Rechtsprechung, Regierung und Verwaltung, für Wissenschaft und Forschung oder für die Sicherung berechtigter Interessen von Institutionen und Einzelpersonen – jetzt und in Zukunft. Daraus ergibt sich die Pflicht, Archivgut dauerhaft zu bewahren und entsprechend der gesetzlichen Regelungen zugänglich zu machen.

Das Archivgesetz für den Freistaat Sachsen (SächsArchivG) schreibt in § 8 Absatz 3 vor, Archivgut in seiner Entstehungsform zu erhalten. Die Bestimmung gilt in Verbindung mit § 13 Absatz 4 SächsArchivG auch für die Kommunalarchive. Des Weiteren ist das Archivgut gemäß § 8 Absatz 3 SächsArchivG nachhaltig vor Schäden, Verlust, Vernichtung oder unbefugter Nutzung zu schützen. Dieser gesetzliche Auftrag hat eine verfassungs­rechtliche Verankerung in der Staatszielbestimmung des Artikel 11 Absatz 3 der Verfassung des Freistaates Sachsen. Danach stehen Denkmale und andere Kulturgüter unter dem Schutz und der Pflege des Landes. Gemäß § 8 Absatz 4 SächsArchivG ist Archivgut Bestandteil des Landeskulturgutes.

Je nachdem, wo und wie Archivgut gelagert und benutzt wird, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Schäden auftreten oder weitere hinzukommen, sodass Archivgut nur noch eingeschränkt oder gar nicht mehr benutzbar werden kann. Daher ist es für die Erhaltung der Archivalien und ihrer Benutzbarkeit entscheidend, dass sie an einem hierfür geeigneten Ort gelagert und Vorkehrungen zu ihrem Schutz getroffen werden. Um das zu erreichen ist es wichtig, dass Verantwortliche Gefahrenquellen kennen, diese erkennen und beseitigen bzw. Schutzvorkehrungen treffen. Die alltäglichen, vorhersehbaren Gefahrenquellen lassen sich durch entsprechende Vorkehrungen gut minimieren. Daneben sind Katastrophenereignisse selten, aber nicht vorhersehbar und man kann sie nicht gänzlich ausschließen. Darum ist es wichtig, sich auf den Ernstfall vorzubereiten und für den Notfall vorzusorgen.

Als Wissenspool und zur Evaluation der Risiken und der Gefahrenlagen im eigenen Haus kann der SicherheitsLeitfaden Kulturgut (SiLK) der Konferenz Nationaler Kultureinrichtungen KNK verwendet werden. Der SiLK behandelt 14 für Kultureinrichtungen relevante Themen, unter anderem Klima, Schimmel / Schädlinge und Flut. Das SiLK-Tool bietet eine Lernplattform mit Online-Fragebögen und Auswertung zu den 14 Themen.

Temperaturen zwischen 10 und 18 °C und eine relative Luftfeuchte (rL) zwischen 40 und 55 % sind geeignete Klimawerte für die Lagerung von Archivgut. Es gilt: je kühler, desto besser, vorausgesetzt die Feuchtigkeitswerte können eingehalten werden.

Dieser Klimabereich kann in Räumen, die nicht durch eine Anlage aktiv klimatisiert werden, oft nicht eingehalten werden, insbesondere in den Sommermonaten.

Es gibt jedoch Maßnahmen, die auch in Räumen ohne Klimaanlage für ein stabiles und angemessenes Klima sorgen. Hierzu zählt im Vorfeld die Wahl geeigneter Räume für Magazine, ein wirksamer Sonnen- und Hitzeschutz und Isolation, intelligentes Lüften und bei Bedarf moderates Heizen im Winter.

Maßgeblich ist vor allem ein möglichst schwankungsarmes Klima. Kurzfristige, starke Schwankungen im Tages- und Wochenverlauf sind besonders schädlich, Temperaturen über 21 °C und Werte unter 35 % und über 60 % rL müssen zu jedem Zeitpunkt unbedingt vermieden werden. Langsame Schwankungen über das Jahr werden eher toleriert.

Bestimmte audiovisuelle Medien und fotografische Farbabzüge benötigen wesentlich kühlere Temperaturen für die Langzeitarchivierung.

Das Raumklima muss regelmäßig überprüft werden, um bei Bedarf gegensteuern zu können. Zur Überwachung können Thermohygrometer verwendet werden, die Daten müssen mindestens wöchentlich abgelesen und notiert werden. Noch besser eignen sich Datenlogger, die die Werte kontinuierlich messen und speichern. Von den Geräten werden am besten mehrere im Raum platziert, um die Klimadynamiken im Raum darzustellen.

Lichtschäden an Papier und Beschreibstoffen sind kumulativ und nicht reversibel, das bedeutet, dass Archivgut konsequent vor Licht geschützt werden muss, UV-Licht ist dabei besonders schädlich. Fenster in Magazinräumen müssen daher verdunkelt oder auch mit hochwertigen UV- und Hitzeschutzfolien ausgestattet werden. Außenliegende Verdunkelungen dienen dabei gleichzeitig als Schutz vor Wärmeentwicklung durch Sonneneinstrahlung. Zur künstlichen Beleuchtung der Magazinräume und der Räume für die Benutzung sollten nur Leuchtmittel ohne UV-Anteil im Spektrum verwendet werden. Leuchtstoffröhren sind ungeeignet und sollten durch sparsame LEDs ersetzt werden.

Gelegentliches Lüften verhindert die Ansammlung von Ausgasungen aus den Beständen und die Bildung von Mikroklimata, welche Schimmelwachstum begünstigen können. Dabei ist auf sogenanntes »intelligentes Lüften« je nach klimatischen Außenbedingungen zu achten. Um den Eintrag von Luftschadstoffen aus der Umgebung zu vermeiden, sollte das Lüften der Magazinräume am Nachmittag und zu Verkehrsstoßzeiten möglichst vermieden werden, da zu diesen Zeiten die Schadstoffbelastung in der Luft erhöht sein kann, je nach Wetterlagen und den örtlichen Gegebenheiten.

Selbst bei guten baulichen Voraussetzungen, lässt sich der Eintrag von Schmutz und Staub nicht gänzlich vermeiden. Daher muss regelmäßig gereinigt werden. Ein gutes Hygienekonzept ist ein Grundbaustein für die Bestandserhaltung im Archiv. Hierzu gehören Präventionsmaßnahmen und Arbeitsroutinen zur Vermeidung und Beseitigung von Schmutz sowie zum Schutz vor dem Eindringen von Schädlingen. Das Aufkommen letzterer sollte überwacht werden. Insbesondere von Papierfischchen geht ein hohes Schadensrisiko aus. Papierfischchen leben und vermehren sich gut unter den klimatischen Bedingungen in Wohn- und Arbeitsräumen und breiten sich durch Materiallieferungen, Übernahmen und auch begünstigt durch den Klimawandel und die moderne Bauweise immer weiter in Deutschland aus. Zur Bestandserhaltung gehört daher auch die Einrichtung eines Schädlingsmonitorings (»Integrated Pest Management«, kurz: IPM), um die Belastung des Bestands mit Schadinsekten zu kennen und nötigenfalls Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.

Als Archivgut bewertetes Registraturgut hat eine oft jahrzehnte-, mitunter sogar jahrhundertealte Geschichte und weist – je nach vorherigen Bedingungen – in unterschiedlichem Maße Spuren der Benutzung, der Lagerung und der Alterung auf. Oft sind die Unterlagen verschmutzt und müssen im Sinne der Hygiene gereinigt werden. Die Reinigung dient sowohl dem Objektschutz als auch dem Gesundheitsschutz. In aufliegendem Schmutz und Staub sind vielfältige Stoffe gebunden, z. B. Ruß, Fasern, Luftschadstoffe, Salze, Gifte, Schimmel und dessen Sporen. Der Schmutz kann damit Ursprung und Katalysator für eine beschleunigte Alterung und Schäden am Archivgut sein. Zudem ist Schmutz hygroskopisch und ggf. Nahrungsgrundlage für Schimmel und Schadinsekten. Aufliegender Schmutz und Stäube sollten darum unbedingt vom Archivgut entfernt werden. Lose aufliegende Stäube können abgewischt oder abgesaugt werden (Mikrofasertücher, Pinsel und Zeichenbesen, Museumsstaubsauger). Zur gründlichen und gleichzeitig schonenden Trockenreinigung der Blätter eignen sich spezielle Schwämme aus Naturkautschuk, die auch anhaftenden Schmutz gut aufnehmen. Bei der Reinigung ist zu beachten, dass die Bestandteile der Stäube ggf. lungengängig, sensibilisierend und gesundheitsgefährdend sein können. Da Schimmelsporen überall verbreitet sind und im Staub konzentriert vorliegen, kommt bei der Reinigung von stärker verschmutztem Archivgut in aller Regel die TRBA 240 zu Schutzmaßnahmen bei Tätigkeiten mit mikrobiell kontaminiertem Archivgut zur Anwendung. Im Sinne des Gesundheitsschutzes für Archivpersonal und Benutzende muss also ein entsprechend ausgestatteter Arbeitsplatz für die Trockenreinigung des Archivguts zur Verfügung stehen. Wenn dies nicht gewährleistet werden kann, müssen Reinigungsarbeiten an spezialisierte Dienstleistungsunternehmen vergeben werden.

Eine geeignete Verpackung schützt Archivgut effektiv und nachhaltig vor äußeren Einflüssen und (weiteren) Schäden. Die Verpackungen aus Registraturen sind in aller Regel nicht alterungsbeständig und nicht zur dauerhaften Lagerung von Archivgut geeignet und müssen bei der Übernahme ins Archiv ausgetauscht werden. Für archivgerechte Verpackungen gibt es Standards, die die Qualität und Langlebigkeit sicherstellen. Einschlägig sind hier folgende Normen: die DIN ISO 16245 (Anforderungen an Materialien und mechanische Stabilität von Verpackungen wie Schachteln und Mappen) und die DIN EN ISO 9706 (Voraussetzungen für die Alterungsbeständigkeit).

Mappen, Ordner und Schnellhefter aus den Registraturen oder alte Archivverpackungen bestehen in aller Regel aus nicht alterungsbeständigen Materialien (säurehaltige Kartons, Metallteile und weichmacherhaltige Kunststoffe). Oft lassen sie nur eine stehende Lagerung zu. Diese Sammelbehälter wirken sich negativ auf die Lebensdauer des Archivguts aus und sind deswegen nicht für die dauerhafte Aufbewahrung von Archivgut geeignet. Sie müssen durch archivgerechte Verpackungen ersetzt werden.

Bei der Beschaffung neuer Verpackungen für Archivgut sollten Sie auf die Einhaltung der oben genannten Normen achten. Hierbei ist zu beachten, dass es nach DIN ISO 16245 zwei Qualitätsstufen von Archivkartons gibt: Typ A und Typ B. Wenn die Kartons in direktem Kontakt mit dem Archivgut kommen, empfehlen sich Archivkartons entsprechend der DIN ISO 16245 – Typ A.

Für Fotografien gibt es speziell dafür geeignete Verpackungen. Verpackungsmaterialien, die in direkten Kontakt mit Fotos kommen, sollten ungepuffert und PAT-zertifiziert und sein.

Auch für audiovisuelle Medien gibt es Spezialverpackungen für die dauerhafte Lagerung.

Anmerkung zum Video: Bei einem Papierfischchen-Befall im Archiv sollte die Beratung und die Bekämpfung unbedingt von Fachpersonen durchgeführt werden, die auf Papierfischchen spezialisiert sind. Der Einsatz flüssiger Chemikalien sollte unterbleiben. Andere Bekämpfungsarten sind für Mensch und Kulturgut unbedenklich, weniger invasiv und trotzdem effektiv. Lassen Sie sich fachkundig beraten.