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Elektronische Archivierung

el_sta: Das elektronische Staatsarchiv

Herausforderung: Erhalt vertrauenswürdiger Unterlagen im technologischen Wandel

Die heutige Technologie unterliegt einem schnellen Wandel. Hardware, Software und Formate ändern sich innerhalb weniger Jahre. Diese Entwicklung stellt eine große Herausforderung für die Archive dar: Deren Aufgabe ist es, Unterlagen der Verwaltung auf Dauer zu erhalten und nutzbar zu machen. So gewährleisten sie, dass das Handeln der Verwaltung im demokratischen Rechtsstaat jederzeit nachvollzogen werden kann. Was den Archiven bei analogen Unterlagen seit Jahrhunderten gelingt – die dauerhafte Archivierung, erfordert von ihnen, bei elektronischen Unterlagen neue Methoden und Werkzeuge anzuwenden.

el_sta: Das Elektronische Staatsarchiv für die elektronische Archivierung

Das Sächsische Staatsarchiv hat diese Aufgabe übernommen. Auf der Grundlage des Sächsischen Archivgesetzes archiviert es digital entstandene Unterlagen (»born digital«), denen ein bleibender Wert zukommt, im elektronischen Staatsarchiv, kurz »el_sta«. So übernimmt das Sächsische Staatsarchiv in el_sta alle archivwürdigen elektronischen Unterlagen des Freistaates Sachsen, speichert sie mit vorgegebenen Funktionalitäten für unbegrenzte Zeit in einer jederzeit lesbaren Form und bietet eine Plattform für die notwendigen Erhaltungsmaßnahmen sowie für die Nutzung. Damit ist sichergestellt, dass auch für kommende Generationen archivwürdige Daten, wie z.B. elektronische Akten, Informationen aus Fachverfahren, Netzressourcen wie Websites der Domain »sachsen.de«, digitale audiovisuelle Objekte und Dateisammlungen bereitstehen.

Elektronische Archivierung: Mehr als Datenspeicherung!

el_sta erfüllt alle Anforderungen einer elektronischen Archivierung. Diese geht über die reine Speicherung von Daten hinaus. Das Ziel ist die authentische Erhaltung elektronisch gespeicherter Unterlagen in aussagekräftigen Kontexten für unbegrenzte Zeit. Damit das gelingt, müssen sie unabhängig von ihrem Ursprungssystem nach der Übernahme unter Umständen in ihrer Struktur verändert werden, nicht aber in ihren Inhalten.

el_sta als Teil der E-Government-Strategie des Freistaates Sachsen: Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung

Bei der Umsetzung der E-Government-Strategie des Freistaates Sachsen sind die zeitweilige Langzeitspeicherung älterer Unterlagen und die dauerhafte elektronische Archivierung daraus ausgewählter archivwürdiger Unterlagen wesentliche Voraussetzungen. Dementsprechend wurde im August 2009 das inzwischen abgeschlossene Projekt »Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung (LeA)« gestartet. Als realisiertes Teilprojekt trägt el_sta somit zur Zukunftsfähigkeit der sächsischen Verwaltung bei.

Die Arbeit geht weiter – Forschung und Entwicklung im Sachgebiet Elektronische Archivierung

Folgende Eigenentwicklungen hat das Sächsische Staatsarchiv im Einsatz:

XD-Bewerter: Zur Bewertung von elektronischen Akten nach xdomea-Standard. Das Werkzeug ermöglicht nutzerfreundliches Lesen, Erstellen bzw. Bearbeiten von xdomea-Nachrichten, die zwischen Behörde und Archiv ausgetauscht werden.

Bytebarn: Werkzeug zur Analyse und Archivierung von Dateisammlungen in ihrer hierarchischen Struktur und in Form einer einzigen SQLite-Datenbankdatei. Die Datenbank ist zum einen selbstdokumentierend (= Triggers), zum anderen mittels der Abfragesprache SQL auswertbar. Dateiformaterkennung und Volltextsuche gehören zu den weiteren Möglichkeiten. Die Dateien können in ihrer Struktur jederzeit wiederhergestellt werden.

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Karsten Huth

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